¿El tiempo no te rinde cuando trabajas por sprints? O ¿Quisieras entregar más cosas en menos tiempo? Te compartiré algunos consejos que te serán útiles al momento de planificar y gestionar tu tiempo durante un sprint.
¿Para qué gestionamos el tiempo?
La historia nos recuerda que la gestión se basa en función a los recursos disponibles en el momento y en cómo hacerlos rendir eficientemente, ¿cierto? En efecto, lo que gestionamos no es el tiempo ya que este es finito y limitado; por lo que, al eliminar esta variable lo único que queda en gestión son los recursos, el flujo de trabajo, su eficiencia y calidad en un determinado tiempo.
En el contexto “ágil” hay quienes usan diferentes métodos o prácticas para gestionar su trabajo y realizar entregas continuas de valor, por lo que adaptarse a más de uno a la vez puede llegar a ser caótico, sin importar tu rol, puesto o antigüedad.
Como resultado de observar, facilitar y participar en las retrospectivas de equipos ágiles, me he percatado que los insights más recurrentes en cuanto a la gestión de tiempo están relacionados a “tener menos trabajo”, “dejar espacio para 'x’ actividad”, “exceso de carga de trabajo”, “desconocimiento del trabajo”; Asimismo, una vez que se pasa a un plan de acción, de nueva cuenta, se deja de lado el espacio por recurrir a viejos hábitos.
Entonces, retomando que la agilidad nos hace valorar su adopción a través de valores y principios les quiero compartir algunos puntos guía, como el Agile Manifiesto, que te ayudará a recordar de manera sencilla la gestión de nuestro trabajo en el tiempo.
Consejos para gestionar mejor tu tiempo en un contexto ágil
- Optimiza el flujo de trabajo sobre la gestión del tiempo
Busca formas en las que puedes incorporar mejoras que te ayuden a entender lo que estás haciendo. Sé consciente de qué quieres lograr y con qué recursos físicos y tecnológicos cuentas para realizar tus entregas en tiempo y forma. - Prioriza tus metas
Establece tus metas, no solo en tu ámbito laboral, también en educación, salud, familia, ocio, pareja, etc. Conocer cuánto le dedicas a cada una de estas cosas te ayudará a priorizar el trabajo que quieres lograr en el tiempo. Por eso, la etapa de planificación es tan importante, ya que ahí identificarás el objetivo a alcanzar y sabrás a lo que realmente puedes comprometerte.
- Desconéctate de vez en cuando y evita la fatiga del sobre cumplimiento
La desconexión virtual es un derecho que ha surgido a raíz de estar tanto tiempo expuestos a la tecnología, incluso, si reduces tu tiempo de interacción con ella ayudarás a disminuir tu huella de carbono.
Programa periódicamente espacios libres dedicados al reposo y esparcimiento. Un colaborador descansado y feliz mejora su productividad en el trabajo.
- Atiende el trabajo importante sobre el urgente
Este apartado puede causarte un poco de ruido, ya que en muchas culturas organizacionales atender lo urgente es prioridad, sin embargo, una mentora una vez me dijo: “Cuando todo es urgente, en realidad no lo es” y se refiere a que un trabajo que se planificó a un alto nivel puede ser atendido con tiempo sin llegar a ser urgente, ya que la fecha de entrega te servirá como referencia para saber cómo vas en tiempo y pronosticar una posible urgencia.
Principios sobre la gestión del tiempo
He encontrado algunos puntos que te pueden ayudar a orientar tu comportamiento en diferentes situaciones o al momento de planificar tus tareas.
- Siempre hay suficiente tiempo
Aunque no lo creas, cultivar el hábito de planificar antes de arrancar una jornada te ayudará a detectar tus tiempos muertos e identificar tus habilidades en ciertas tareas para lograr tus objetivos, así pronto te darás cuenta de que el tiempo es lo de menos.
- Mantenlo simple
Para organizar tu trabajo no necesitas contar con la última tecnología, basta con una libreta y lápiz. Sé consciente de los alcances de tus herramientas, prácticas o técnicas y analiza si te son útiles para mantenerte enfocado y resolver tus pendientes del día.
- Anticipa el trabajo por entrega y realización
Detecta las tareas que tienen una fecha de entrega final y ve trabajando con fechas de realización más cortas. Por ejemplo: la reparación de un equipo tiene un tiempo de entrega porque tu cliente lo requiere lo más pronto posible mientras que ir al supermercado puede ordenarse quincenal o mensualmente.
- Organiza de más a menos
Te sugiero tener un mapa de todas las actividades que realizas de manera general, por ejemplo, trabajo, compras, capacitación, ejercicio, descanso, etc. Esto te ayudará a organizar tus actividades en el tiempo y colocarlas de acuerdo con tu prioridad de cumplimiento.
- Optimiza tu esfuerzo
Identifica lo que sabes del tema y la cantidad de ayuda que requerirás para ejecutar la tarea comprometida o planificada.
- Toma decisiones por ti mismo(a)
La mejor forma de asegurar el éxito de tu planificación es priorizando la realización de las tareas o actividades que puedas ejecutar por tu propia cuenta, así podrás tener la facilidad de mover algo al momento de priorizar. En el caso de trabajo compartido, ten a la mano los acuerdos colaborativos que te sean de apoyo al momento de mover algo de prioridad.
En resumen
Todo es posible sabiéndolo acomodar en tu agenda, porque tienes todo a la mano para que tu trabajo lo realices con tiempo y entregues con calidad.
Te sugiero que apliques gradualmente mis consejos, descarta lo más pronto posible lo que no te funciona y celebratus logros obtenidos, eso te motivará a seguir implementándolos. Al inicio será complicado, sin embargo, con el tiempo te convertirás en un experto y únicamente necesitarás saber qué, cómo, cuándo y con quién sobre los temas o actividades que vayas a incluir en tu agenda.
¿Qué reflexiones te llegan después de leer estos párrafos? ¿cómo puedes mejorar tu gestión? ¿consideras que este artículo puede ayudarte a mejorar tu enfoque sobre cómo planificar un sprint o trimestre?
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